Ratgeber · Handwerk
CRM für Handwerker in der Schweiz: Was es können muss
Kurz beantwortet
Ein CRM für Handwerker in der Schweiz muss mehr können als Kontakte verwalten. Es braucht Rapporte am Handy, Objekte und Baustellen, Offerten aus Vorlagen, Akonto- und Schlussrechnungen und eine Rechnung mit Schweizer QR-Zahlteil. Dazu kommen Datenschutz nach dem DSG und die Aufbewahrung von Belegen über zehn Jahre.
Warum ein normales CRM im Handwerk oft nicht reicht
Die meisten CRM sind für Verkaufsteams gebaut. Sie verfolgen Leads, Telefonate und Abschlüsse. Ein Handwerksbetrieb verkauft aber nicht nur, er arbeitet auf Baustellen. Die wichtigsten Daten entstehen draussen: Stunden, Material, Regiearbeiten, Fotos.
Fehlt dafür der Platz im CRM, landen diese Daten auf Papier, in WhatsApp oder in Excel. Am Abend tippt jemand im Büro alles ab. Genau dort entstehen Fehler, und Regiearbeiten bleiben unverrechnet.
Diese Funktionen braucht ein Handwerksbetrieb
- Stundenrapporte am Handy: Mitarbeitende erfassen ihre Stunden direkt pro Baustelle.
- Regierapporte mit Unterschrift: Zusatzarbeiten werden vor Ort festgehalten und bestätigt.
- Objekte und Baustellen: Alle Informationen, Rapporte und Fotos an einem Ort.
- Offerten aus Vorlagen: Wiederkehrende Positionen sind in Minuten offeriert.
- Akonto- und Schlussrechnungen: Teilzahlungen nach Baufortschritt, sauber verrechnet.
- Einsatzplanung: Wer ist wann auf welcher Baustelle?
- Baujournal mit Fotos: Dokumentation für Rückfragen und Abnahmen.
Was ist in der Schweiz besonders?
QR-Rechnung: Seit Oktober 2022 ist die QR-Rechnung der Standard für Einzahlungen in der Schweiz, die alten Einzahlungsscheine werden nicht mehr verarbeitet. Dein CRM muss Rechnungen mit korrektem QR-Zahlteil erstellen können. Die Vorgaben dazu veröffentlicht SIX.
Aufbewahrung: Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen nach Art. 958f OR zehn Jahre aufbewahrt werden. Elektronisch abgelegte Belege dürfen nicht unbemerkt geändert werden können. Deine Software sollte Rechnungen deshalb nach dem Versand sperren und so ablegen, dass Du sie über diese Zeit wiederfindest und exportieren kannst.
Datenschutz: Seit dem 1. September 2023 gilt das revidierte Datenschutzgesetz (DSG). Wer Kundendaten in einem CRM speichert, muss wissen, wo sie liegen und wer sie bearbeitet. Informationen dazu bietet der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte.
Standard-CRM oder CRM nach Mass?
Ein Standard-CRM ist schnell eingerichtet und günstig im Einstieg. Für Rapporte, Baustellen und Akontorechnungen braucht es aber oft Zusatzmodule oder weitere Programme. Ein CRM nach Mass wie Cremio für Handwerk und Bau bildet genau Deine Abläufe ab; dafür bezahlst Du den Aufbau einmalig. Die Unterschiede im Detail zeigt unser Vergleich.
Checkliste für Deinen Entscheid
- Kann mein Team Stunden und Rapporte am Handy erfassen?
- Kann ich Rapporte direkt in Rechnungen übernehmen?
- Erstellt das Tool Rechnungen mit Schweizer QR-Zahlteil?
- Kann ich Akonto- und Schlussrechnungen stellen?
- Wo liegen die Daten, und komme ich jederzeit an sie heran?
- Wer hilft mir bei Fragen, und wie schnell?
Häufige Fragen
Was kostet ein CRM für Handwerker?
Bei Standardlösungen bezahlst Du ein monatliches Abo, oft pro Benutzer. Bei einem CRM nach Mass bezahlst Du den Aufbau einmalig und danach ein Support-Abo. Was sich für Deinen Betrieb lohnt, hängt davon ab, wie viele Programme das Tool ersetzt.
Brauche ich als Kleinbetrieb überhaupt ein CRM?
Wenn Du heute Offerten, Stunden und Rechnungen in verschiedenen Programmen führst, ja. Schon ab wenigen Mitarbeitenden spart ein gemeinsames Tool täglich Zeit beim Abtippen und Suchen.
Kann ein CRM die Buchhaltung ersetzen?
Meist nicht. Ein CRM deckt Kunden, Aufträge und Rechnungen ab. Die Finanzbuchhaltung bleibt bei Dir oder Deinem Treuhandbüro.